چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

Hossein Ghahramani's picture
گردآوری و ترجمه
حسین قهرمانی

مدیریت زمان مهمترین ویژگی برای رسیدن به اهداف مختلف یک شخص است. مدیریت زمان به شما کمک می کند تا بتوانید کنترل بیشتری روی انرژی و زمان خود داشته باشید. مدیریت زمان به کار های روزانه، زندگی شخصی و حرفه ای شما نظم می دهد، آنها را اولویت بندی می کند و شما را وادار می کند تا در زمان های معینی به کارهایی بپردازید که بیشترین تاثیر را در روند موفقیت شما در زندگی خواهند داشت. مدیریت زمان به این معنی نیست که تمام کارهایی که در سر دارید را بتوانید انجام دهید، در واقع به شما کمک می کند که بدانید چه کار هایی را باید و چه کار هایی را نباید انجام ندهید. اگر شما هم قصد دارید که به زندگی خود نظم بدهید، وقت بیشتری برای انجام کارهای دلخواه و ضروری پیدا کنید و هرچه سریعتر به اهداف خود برسید، در گام های پیش رو با ما همراه شوید.

گام های مقاله
1
از تمام کارهایی که باید به انجام برسانید یک لیست تهیه کنید

قبل از اینکه بتوانید زمان خود را مدیریت کنید، باید بدانید که درواقع چه چیزی را مدیریت می کنید. لیستی دقیق از تمام کارهای ضروری روزانه، اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، آرزوهاف علایق و سرگرمی های خود تهیه کنید.

2
تمامی موارد لیست را به ترتیب اهمیت اولویت بندی کنید.

چه کارهایی هستند که انجام ندادنشان غیر ممکن است؟ این موارد به طور یقین در ابتدای لیست قرار می گیرند. چه کارهایی هستند که با انجام دادنشان به هدف اصلی زندگی خود نزدیک می شوید؟ این موارد در ادامه لیست شما با اولویت بالا قرار می گیرند. علایق و سرگرمی ها و اهداف جانبی شما به ترتیب اولویت در ادامه لیست قرار می گیرند.

3
لیست خود را بر اساس اولویت زمانی در گروه های مختلفی تقسیم بندی کنید.
  • اولویت اول زمانی: کار هایی که باید امروز یا فردا انجام شوند.
  • اولویت دوم زمانی: کار هایی که باید در یک هفته انجام شوند.
  • اولویت سوم زمانی: کارهایی که باید در یک ماه انجام شوند.
  • اولویت چهارم زمانی: کارهایی که باید تا سال آینده به انجام برسند.
  • اولویت های بعدی را به همین صورت دسته بندی کنید.
4
زمانبندی برای انجام کارهای ضروری روزانه.

مدت زمان انجام تک تک کارهای روزانه که دارای اولویت بالا یی هستند و همچنین انجام ندادنشان در طول روز غیر ممکن است را با توجه به روز های مختلف هفته محاسبه کنید. سپس  به ترتیب ساعات انجام آنها را در برنامه روزانه بگنجانید. خواب، غذا خوردن، رفتن به سر کار، بردن بچه ها به مدرسه، آماده کردن غذای بچه ها و هرچیز دیگری که در طول روز ملزم به انجام دادنشان هستید.

5
زمان باقیمانده را محاسبه کنید.

بعد از انجام  کارهای ضروری با اولویت اول زمانی، چه مقدار زمان در اختیار خواهید داشت؟ 

6
روز های تعطیل را فراموش نکنید.

روزهای تعطیل بهترین زمان برای انجام کارهای عقب مانده است چرا که زمان بیشتری در اختیار دارید و میتوانید با تمرکز بیشتری به انجام کارها بپردازید.

7
استراحت کردن را فراموش نکنید.
  • هر شخصی به طور میانگین به 8 ساعت خواب در روز نیاز دارد.
  • در بین فعالیت های روزانه به خودتان استراحت بدهید. می توانید این زمان را به خوردن میوه و خوراکی های پر انرژی در فضای آزاد برای فعالیت بهتر مغز در ادامه اختصاص دهید.
  • حداقل چند ساعت در هفته، یک روز در ماه و چندین روز در سال را به تفریح و خوش گذرانی با خانواده و دوستان بپردازید. به پارک، مراکز تفریحی و دامان طبیعت بروید و حتما یک بار در سال را به یک سفر تفریحی و آرامش بخش بروید. تعادل را فراموش نکنید.
8
مقدار زمان باقیمانده را به ترتیب اولویت در طول روز تقسیم بندی کنید.

برای مثال اگر 5 ساعت در روز در هر هفته وقت اضافه دارید:

  • ابتدا باید به اولویت زمانی انجام کارها نگاهی بیندازید. آیا در هفته آینده باید حتما کاری را به انجام برسانید؟ آیا با اختصاص دادن 2 ساعت در روز این کار تا پایان هفته به انجام خواهد رسید؟
  • بعد از اتمام  هفته باید به کاری فکر کنید که باید در ماه آینده به اتمام برسد. زمانی را در هر روز هفته به این موضوع اختصاص دهید.
  •  بعد از اتمام ماه، باید مقداری از زمان باقیمانده را در هر روز به انجام کاری مشغول شوید که باید در پایان سال به انجام برسد.  
9
پس از اختصاص دادن مقدار زمان لازم برای انجام کارهای مختلف با اولویت بالا، زمانی را به علایق خود اختصاص دهید.

ورزش کردن، نقاشی کردن، نواختن موسیقی تماشای فیلم مورد علاقه و هر چیز دیگری که برای شما اهمیت دارد. ورزش کردن شما را سر حال تر می کند و نواختن موسیقی و نقاشی نیز به شما آرامش می دهد اما فعالیت هایی مانند بازی های کامپیوتری، تماشای فیلم می تواند ذهن شما را خسته کند. پس سعی کنید به مفیدترین و مهمترین علاقه شخصی خود در ساعات اضافه روز بپردازید، بدون اینکه راه رسیدن به اهداف مهمتر زندگی شما را مختل کند.

10
روی مهمترین ساعات روز که کارایی بیشتری دارید تمرکز کنید.

مهمترین کارهای روزانه خود را که به تمرکز بیشتری نیاز دارند را در ساعاتی از روز انجام دهید که ذهن ما کارایی بیشتری دارد. برای بعضی افراد می تواند صبح زود باشد و برای دیگران می تواند شب هنگام باشد.

11
بر اساس اولویت ها و آنچه در مراحل بالا گفته شد، یک برنامه زمانی برای فعالیت های روزانه خود تهیه کنید.

هرچه دقیق تر بهتر. باید زمان و انرژی روزانه خود را برای رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود، تقسیم بندی کنید. 

12
به برنامه خود بدون کوچکترین لغزشی پایبند باشد.

تمام انچه که در مراحل بالا انجام داده اید بدون پایبندی به برنامه زمانی اهمیتی ندارد. برای حفظ انگیزه به توصیه های زیر توجه کنید:

  • برنامه زمانی خود را با طراحی زیبا و خط خوانا به دیوار اتاق بزنید.
  • جملات انگیزشی خود و بزرگان را به دیوار اتاق بزنید.
  • تصاویری از اهداف خود و نقطه پایان هدف به دیوار اتاق بچسبانید یا در قاب روی میز کار خود قرار دهید. تصویر اعضای خوانواده نیز می تواند به شما انگیزه بدهد.
  • از کامپیوتر، موبایل و حتی ساعت زنگ دار برای یادآوری کار های روزانه استفاده کنید .
13
برنامه روزانه خود را با استفاده از اپلیکیشن های موبایل و نرم افزار های کامپیوتری به خود یادآوری کنید.

این اپلیکیشن ها معمولا با نام "تو دو لیست" (To Do List) معروف هستند که با یک جستجوی ساده در اینترنت برای تمامی گوشی ها و سیتم عامل های موجود در بازار نسخه مشابهی پیدا خواهید کرد.

نکته ها: 
  • اهداف خود را به صورت منطقی زمانبندی و اولویت بندی کنید و در کل اهدافی انتخاب کنید که معقول و عملی باشند. در غیر این صورت برنامه زمان بندی خود نیمه کاره رها خواهید کرد.

  • کار های خود را مر حله بندی کنید و هر مرحله را تا انتها به انجام برسانید. برای مثال اگر قرار است کتابی بنویسید برنامه ریزی کنید که بعد از نوشتن هر 15 صفحه استراحت کنید و در این بین به هیچ وجه کار را نیمه کاره رها نکنید. 

  • محیط کار خود را آماده کنید. انجام هر کاری نیاز به لوازم و شرایط مناسب دارد. ابتدا لوازم مناسب را برای انجام هر کاری تهیه کنید، محیط انجام کار به عنوان مثال اتاق کار، میز کار و غیره را اماده کنید و سپس به انجام کار ها بپردازید. در غیر این صورت تمرکز خود را در حین کار از دست می دهید و انرژی و زمان خود را هدر می دهید.

  • کمک بگیرید. لازم نیست تمامی کار ها را به تنهایی انجام دهید. می توانید افرادی را استخدام کنید یا از دوستی برای انجام سریعتر و بهتر کار ها کمک بگیرید.

  • ایده آل گرا نباشید. انجام دادن کاری هر چند کوچک بهتر از انجام ندادنش است. ممکن است در ابتدا با ایده آل شما فاصله داشته باشد اما به مرور زمان به ایده آل خود نزدیکتر می شوید. حتی شاید در میانه راه به مساله ای برخورد کنید که باعث شود مسیری متفاوت و بهتر برای خود انتخاب کنید.

  • به خودتان پاداش یدهید. می توانید به کار های دلخواهی که شما را وسوسه می کنند به چشم یک پاداش نگاه کنید. کاری را به اتمام برسانید و در انتها به عنوان پاداش به تماشای فیلم مورد علاقه، چک کردن اینترنت، صحبت با دوستان و غیره بپردازید.

  • با استفاده از حروف ستاره یا اعداد لیست کار هایتان را اولویت بندی کنید. برای مثال کار هایی که در کنار آنها  5 ستاره، حرف A یا عدد 1 قرار گرفته است، بیشترین اولویت را دارند و به همین منوال میتوانید آنها را دسته بندی کنید.

  • فراموش نکنید که زمان مهمترین سرمایه شماست و اگر لحظه ای از آن را از دست بدهید با تمام ثروت جهان هستی نمی توانید آن لحظه را برگردانید.

منابع

  • wikihow

دیدگاه

0

دیدگاه ها

برای ارسال دیدگاه خود، وارد سایت شوید یا ثبت نام کنید